Waar boekhouders vroeger nog fysieke mappen gebruikten, gebeurt tegenwoordig alles digitaal. Zelfs brieven van de belastingdienst krijg je online. Hoe kun je tools en software toepassen om zoveel mogelijk te automatiseren?
Stap 1: Kies de juiste boekhoudsoftware
Kies goede boekhoudsoftware. Dit maakt je leven een stuk aangenamer. Als je een boekhouder hebt, dan gebruikt die vaak al een systeem. Bij Fixxt gebruiken we bijvoorbeeld Exact Online. Hier wordt alles nauwkeurig bijgehouden: je inkomsten, uitgaven en de stand van je bankrekening. Zo heb je altijd een actueel overzicht en weet je precies hoe het zit met jouw financiën.
Stap 2: Gebruik automatische bankkoppelingen
Een van de grootste voordelen van moderne boekhoudsoftware is de mogelijkheid om je bankrekeningen te koppelen. Dit betekent dat transacties automatisch worden geïmporteerd in je boekhoudprogramma. Ook kun je binnen je bankrekeningen veel automatiseringen doorvoeren. Zo kun je bijvoorbeeld je salaris automatisch verdelen of je de btw die je ontvangt op verstuurde facturen automatisch opzij laten zetten.
Stap 3: Gebruik digitale facturatie
Ook is er software die je kunt gebruiken voor het maken van facturen, zodat deze aan de juiste voorwaarden voldoen en op een handige plek verzameld zijn. De meeste systemen hebben de optie om facturen direct te versturen vanuit het systeem. Zo hoef je deze niet handmatig op te sturen. Ook houd je zo gemakkelijk bij of een factuur al betaald is en wanneer je eventueel een herinnering moet sturen. Sommige software biedt zelfs de mogelijkheid om automatische herinneringen te sturen wanneer betalingen te laat zijn.
Stap 4: Implementeer geautomatiseerde rapportages
Rapportages zijn een belangrijk onderdeel van een goede boekhouding. Met behulp van technologie kun je deze rapportages automatiseren, zodat je altijd inzicht hebt in de financiële gezondheid van je bedrijf. Veel boekhoudsoftware biedt vooraf ingestelde rapportagetemplates die je kunt aanpassen aan jouw specifieke behoeften. Je kunt bijvoorbeeld eenvoudig winst- en verliesrekeningen genereren, balansen bekijken en cashflowprognoses maken.