Natuurlijk verdien je het om op tijd betaald te worden voor al het harde werk dat je verricht. Helaas is dat niet altijd vanzelfsprekend. Facturen die te laat betaald worden kunnen leiden tot cashflowproblemen (en onnodige stress). Gelukkig zijn er manieren om ervoor te zorgen dat jouw klanten op tijd betalen. In dit artikel delen we enkele effectieve tips voor het beheren van je debiteuren.
1. Stuur facturen direct
Wacht niet te lang met het versturen van facturen. Hoe eerder je ze verstuurt, hoe sneller je klanten kunnen betalen. Het beste is om de factuur direct na de levering van je product of dienst te sturen. Zo weten je klanten wanneer ze moeten betalen en voorkom je dat deze vergeten wordt of hier verwarring over ontstaat.
2. Wees duidelijk over de betalingsvoorwaarden
Zorg ervoor dat je duidelijke betalingsvoorwaarden hebt en deel deze met je klanten. Vermeld op je facturen en in je algemene voorwaarden wanneer de betaling verwacht wordt. Het is ook handig om hier andere belangrijke informatie bij te vermelden, zoals hoe er betaald kan worden en wat er gebeurt bij te late betalingen.
3. Bied verschillende manieren van betalen aan
Maak het betalen van je facturen zo eenvoudig mogelijk door verschillende betaalmogelijkheden aan te bieden, zoals betaling via bankoverschrijving of via een betaallink. Dit kan het betalingsproces versnellen, omdat je klanten kunnen kiezen voor de methode die ze al gewend zijn te gebruiken. Om nóg sneller betaald te krijgen, is het ook mogelijk om een QR-code op de factuur te plaatsen.
4. Stuur een betalingsherinnering
Soms kan het gebeuren dat klanten simpelweg vergeten om te betalen. Voordat je in paniek raakt is het goed om eerst een vriendelijke herinnering te sturen. Stuur een mailtje waarin je verwijst naar de factuur die nog niet betaald is. Je zult zien dat de meeste facturen dan snel betaald worden. Als je klant na meerdere herinneringen nog steeds niet heeft betaald, kan het nuttig zijn om even te bellen en te achterhalen wat hiervan de reden is.
5. Overweeg een incassotraject
Heb je verschillende herinneringen gestuurd en gebeld met je klant, maar is de factuur nog steeds niet betaald? Stuur dan een ‘dringendere’ betalingsherinnering. Vermeld hierin de nieuwe uiterlijke betalingstermijn en de stappen die je zult ondernemen als de factuur dan nog niet is betaald. Soms kan wat extra druk helpen om de betaling te versnellen.
Als je er echt niet uitkomt met je klant, kun je overwegen om een incassotraject te starten. Dit kan inhouden dat je een incassobureau of een jurist inschakelt om je te helpen het geld alsnog te innen. Natuurlijk is het beste scenario dat je er samen met je klant uitkomt zonder deze verdere stappen te hoeven nemen.