Als zzp'er moet je veel dingen tegelijk doen. Naast het uitvoeren van je hoofdwerkzaamheden, ben je ook verantwoordelijk voor acquisitie, administratie, facturering en nog veel meer. Goed time management is daarom belangrijk om alles af te krijgen en ook tijd te hebben voor ontspanning. In dit artikel geven we je enkele praktische tips om je tijd als zzp'er optimaal te benutten.
1. Maak een realistische planning
Begin elke week of maand met het maken van een planning. Zet alle deadlines, afspraken en taken op een rijtje en verdeel ze over de beschikbare tijd. Zorg ervoor dat je planning realistisch is en houd rekening met onvoorziene omstandigheden. Plan niet alleen je werktaken, maar ook tijd voor administratie, acquisitie en persoonlijke ontwikkeling.
2. Prioriteer je taken
Niet alle taken zijn even belangrijk of urgent. Bepaal welke taken de hoogste prioriteit hebben en pak deze als eerste op. Gebruik hiervoor bijvoorbeeld de Eisenhower-matrix:
- Urgent en belangrijk: direct doen
- Niet urgent, wel belangrijk: inplannen
- Urgent, niet belangrijk: delegeren of kort afhandelen
- Niet urgent, niet belangrijk: laten liggen of afzeggen
3. Vermijd tijdverspillers
Bepaal welke activiteiten veel tijd kosten, maar weinig opleveren. Dit kan bijvoorbeeld eindeloos scrollen op social media, constant je e-mail checken of het bijwonen van onnodige vergaderingen zijn. Probeer deze tijdverspillers zoveel mogelijk te verminderen of beperk ze tot vaste momenten op de dag.
4. Verdeel je dag in blokken
Verdeel je dag in blokken van bijvoorbeeld een uur en wijs aan elk blok een specifieke taak toe. Werk daarna gefocust aan die taak zonder je te laten afleiden door e-mail, appjes of andere prikkels. Zo voorkom je dat je de hele dag aan het multitasken bent en aan het eind van de dag het gevoel hebt dat je niets hebt afgemaakt.
5. Automatiseer en besteed taken uit
Kijk welke terugkerende taken je kunt automatiseren of uitbesteden. Denk hierbij aan:
- Boekhouding en facturering: Gebruik een boekhoudprogramma of schakel een boekhoudkantoor in.
- Social media: Gebruik tools om berichten in te plannen.
- Klantenservice: Plaats een FAQ op je website of huur een virtual assistant in.
Door slimme tools en diensten te gebruiken, houd je meer tijd over voor je belangrijkste werkzaamheden en het binnenhalen van nieuwe opdrachten.
6. Plan regelmatig pauzes in
Als zzp'er ben je geneigd om door te werken tot een klus af is. Toch is het belangrijk om regelmatig pauze te nemen en te ontspannen. Zo voorkom je een burn-out en blijf je fris en productief. Plan daarom vaste pauzemomenten in, waarbij je even iets anders doet dan werken. Ga een rondje wandelen, doe een meditatie-oefening of lees een boek.
7. Reflecteer op je werk
Bekijk aan het einde van elke week je planning en resultaten. Wat ging goed en wat kan beter? Pas je planning en werkwijze aan waar nodig. Probeer efficiënt te werken, maar zorg ervoor dat de kwaliteit en het plezier in je werk behouden blijven.